Política de privacidad de datos - Términos y condiciones

SELLO DE EMPRESA COMPROMETIDA CON LA BIOSEGURIDAD

En Julio de 2020 Grano de arena SAS recibe este Sello otorgado por la Corporación Fenalco Solidario, después de demostrar que se llevan a cabo los protocolos de bioseguridad necesarios y apropiados su actividad económica y que se está en constante mejora de las buenas prácticas implementadas.

Este Sello permite  ratificar el compromiso de Grano de arena con la sociedad y con el entorno.

Validez:  1 (un) año.

 

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

GRANO DE ARENA S.A.S.

INTRODUCCIÓN

PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES

PARTE II. DERECHOS Y DEBERES

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES

ANEXOS

INTRODUCCIÓN

A continuación se enuncian las políticas de Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por GRANO DE ARENA S.A.S. y el manejo de sus bases de datos.

El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda la información recibida por GRANO DE ARENA S.A.S. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o tiene una relación comercial/contractual con GRANO DE ARENA S.A.S., o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y/o actividades desarrollados por GRANO DE ARENA S.A.S., o directamente en nuestras oficinas. Información del responsable del tratamiento de los datos:

 GRANO DE ARENA S.A.S. identificada con NIT.- 900.365.778-2

PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” y el Decreto 1377 de 2013 “POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 1581 DE 2012”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje GRANO DE ARENA S.A.S.

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de HABEAS DATA reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza GRANO DE ARENA S.A.S.

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS: GRANO DE ARENA S.A.S., aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por GRANO DE ARENA S.A.S. debe ser informada al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PARTE II. DERECHOS Y DEBERES ARTÍCULO

ARTICULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.

3. Ser informado por GRANO DE ARENA S.A.S. del uso que se le han dado a los Datos Personales.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de la empresa de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales.

6. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de GRANO DE ARENA S.A.S.

Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7. Tener acceso a los Datos Personales que GRANO DE ARENA S.A.S. haya recolectado y tratado.

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, GRANO DE ARENA S.A.S., se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data;

2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012;

6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTICULO 8. AUTORIZACIÓN.- GRANO DE ARENA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTICULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de GRANO DE ARENA S.A.S., con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorio para Mantenimientos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de GRANO DE ARENA S.A.S. y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.

ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido GRANO DE ARENA S.A.S., para la recolección y tratamiento de datos personales.

La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios:

a. Cotizaciones.

b. Facturas de Venta.

c. Actividades de Mercadeo.

d. Eventos.

e. Órdenes de servicio.

f. Medios digitales.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de Aviso de Privacidad definido por GRANO DE ARENA S.A.S.

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS.

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: [email protected] o contactando al administrador (Area de Servicio al Cliente) en Bogotá: (1) 7420443.

PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para el almacenamiento de los datos, la Compañía cuenta con un sistema de almacenamiento remoto en un disco duro virtual (drive) y la transmisión de los datos a los encargados, se hace con archivos protegidos con contraseña. Los accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización por parte de GRANO DE ARENA.

Las bases de datos están alojadas en Data Center que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN. GRANO DE ARENA S.A.S., designa al Área de Servicio al Cliente o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir de Diciembre de 2017.

ANEXO

ARTÍCULO 16. Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información. Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, el responsable podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.

1. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales:

NOMBRES Y APELLIDOS.

DIRECCIÓN.

CIUDAD.

DEPARTAMENTO.

TELÉFONOS.

CELULAR.

CORREO ELECTRÓNICO

En los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, GRANO DE ARENA S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de mis Datos Personales.

Doy mi autorización expresa para que GRANO DE ARENA S.A.S. recolecten y de cualquier otra manera traten mis Datos Personales para las siguientes finalidades: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales y de mercadeo, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de las marcas de GRANO DE ARENA S.A.S. y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios. Con la firma de este documento autorizo a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información de GRANO DE ARENA S.A.S., la cual está disponible en la página web www.granodearena.com. En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puedo ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

• Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis Datos Personales.

 • Ser informado por GRANO DE ARENA S.A.S. del uso que se le han dado a mis Datos Personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de la empresa GRANO DE ARENA S.A.S., de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.

• Solicitar ser eliminado de su base de datos.

• Tener acceso a mis Datos Personales que GRANO DE ARENA S.A.S. haya recolectado y tratado.

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo contactar a GRANO DE ARENA S.A.S. al correo electrónico [email protected] o al teléfono en Bogotá: (1) 7420443. Firma del cliente: Nombre: CC: Fecha: Si el titular de los datos es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su Representante Legal.

ANEXO

AVISO DE PRIVACIDAD Responsable: GRANO DE ARENA S.A.S. identificada con NIT. 900.365.778-2, de conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como cliente o prestador de bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad:

Medir niveles de satisfacción.

Informar sobre Campañas de Servicio.

Comunicar Campañas promocionales.

Realizar Encuestas.

Realizar Recordatorio.

Realizar campañas de mercadeo.

Ejecutar Campañas de Fidelización.

Enviar Invitaciones a eventos.

Realizar actualización de datos.

Invitar a prueba de vehículos.

Ofrecimiento de productos y servicios.

Comunicar noticias de la empresa y de la red de ventas y servicios

Comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.

El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra Compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicho manual puede ser consultado en la página web www.granodearena.com 

 

POLÍTICA DE ANTICIPOS

Todos los proyectos y servicios ofrecidos por Grano de arena, requieren un anticipo para el inicio de cualquier gestión. Se entiende que una vez las cotizaciones son aprobadas por los clientes, se da inicio a los procesos o servicios de dicha compra. En este sentido a partir de la aprobación de la oferta Grano de arena no puede hacer devolución del anticipo teniendo en cuenta que estos se utilzan para dar inicio a la ejecución de los servicios o productos.

 

GARANTÍA DE PRODUCTOS

Todos los productos de Grano de arena tiene una garantía de 48 horas desde el momento en que lo recibe el cliente. Este debará notificar cualquier imperfección al correo de su asesor comercial o a [email protected]

Cualquier daño a productos transportados por medio de empresas de mensajería, no son responsabilidad de Grano de arena.

 

GARANTÍA DE PRODUCTOS GERMINABLES

Considerando la especificidad y características propias de este tipo de productos existentes en la página web (Kit siembra con semillas de mostaza o girasol, Kit Huerta, con semillas de albahaca, menta o yerbabuena, Tarjeta de agua, con semillas de mostaza, Biolata, con semillas de mostaza), Grano de arena no otorga nigún tipo de garantía asociada a la germinación del producto. Todos los productos han sido probados bajo diferentes condiciones de temperatura y altitud, conservando siempre las recomendaciones básicas de cuidado dadas en las instrucciones. La floración de estas semillas es un resultado que Grano de arena no puede garantizar, pues desconoce las condiciones de cuidado y el lugar geográfico donde se llevará a cabo la experiencia de siembra. Cualquier producto germinable que no sea parte del catálogo de Grano de arena o algún pedido especial de semillas, tendrá que revisarse de forma particular con el cliente.

De manera general se recomienda que cualquiera de los productos germinables, una vez tengan una altura de más 6 cm de alto, se lleven a la tierra.

 

POLÍTICA DE ENVÍOS

Para facturas menores a $350.000 GRANO DE ARENA no cubre el valor del envío. Grano de arena cubre el envío de los productos por encima de este valor, a una sola dirección dentro de la ciudad de Bogotá D.C. Si el cliente solicita el envío de los productos a más de una dirección, a ciudades fuera de Bogotá, entrega puerta a puerta o entregas parciales, el cliente deberá seleccionar la empresa transportadora que se encargará de la mensajería. Grano de arena no se hace responsable de los tiempos de entrega de las empresas transportadoras o de eventuales problemas que estas puedan tener en su distribución.

COTIZACIONES DE ENVÍOS ADICIONALES O FUERA DE BOGOTÁ

Grano de arena presenta una pre cotización aproximada, entendiendo que el valor final del envío será el valor reflejado en la factura del transportista. Grano de arena cobra una comisión del 15% sobre este valor antes de IVA. Una vez el producto ha sido entregado al transportista elegido por el cliente, Grano de arena no se hace responsable del estado final de los producto al llegar a su destino. Se recomienda verificar el estado de los productos frente a la empresa de mensajería en el momento de la recepción. El cliente es responsable de entregar las direcciones exactas para la entrega de los productos. En caso de entrega en una dirección equivocada proporcionada por el cliente, el costo de los nuevos envíos será asumido por el cliente.

 

FORMA DE PAGO PARA CLIENTES DE REGALOS CORPORATIVOS

Clientes nuevos en su primera compra: 50% anticipo a la aceptación de la propuesta y 50% a los 30 días de la radicación de la factura. En caso de no pago en los tiempos acordados, se aplicará el interés moratorio máximo legalmente permitido.

Clientes existentes: 100% a los 30 días de la fecha de radicación de la factura. Para legalizar el anticipo favor consignar en Bancolombia cuenta de ahorros 65262172737 a favor de GRANO DE ARENA SAS NIT 900.365.778-2 y enviar comprobante de consignación al email: [email protected]

Pedido y tiempos de producción: La elaboración del pedido comenzará con el envío de la orden de compra, el pago del anticipo por parte del cliente, de aplicarse y la aprobación del arte final para marcación. La fecha de la entrega del producto es de 10 días hábiles una vez los artes finales sean aprobados por el cliente por medio de correo electrónico y habiendo sido recibido el anticipo, en  caso de que aplique. En temporada de navidad (octubre a diciembre), el tiempo de producción puede ser hasta de 15 días hábiles. Para productos especiales fuera del catálogo, se pactarán fechas de entrega con el cliente por medio del correo electrónico.

Aprobación de artes finales: Una vez el cliente aprueba un arte final, Grano de arena no se hace responsable de posibles errores que puedan evidenciarse en el producto final.
Logos en alta resolución: Grano de arena solicita a sus clientes los logos en alta resolución para la marcación de los productos. En caso de que el logo o arte final enviado por el cliente, no cuente con la calidad requerida, Grano de arena informará al cliente; de ser aprobado así, Grano de arena no se hace responsable de la calidad de impresión o marcación.

 

CUIDADO DEL PRODUCTO

Una vez entregados los productos por parte de Grano de Arena, se recomienda al cliente conservar los productos en un lugar seco, a la sombra y alejado del aire acondicionado, si va a mantenerlo almacenado.

 

FUERZA MAYOR

Grano de arena no se hace responsable de las demoras en la producción o entrega de los productos frente a hechos de fuerza mayor tales como Pandemia, bloqueos, huelgas, problemas de orden público, actos de Dios, entre otros,  que puedan perjudicar cualquier entrega que tenga programada el cliente. Grano de arena informará al cliente inmediatamente pueda existir alguna eventualidad que retrase la entrega del producto y gestionará de la mejor forma para reprogramar las entregas.

Es responsabilidad del cliente conocer los términos y condiciones publicados en esta página web.